Accompagnement sur la gouvernance

Square

Objectifs

Coconstruire et adopter un fonctionnement clair et cohérent dans une gouvernance collégiale.

Outils

Codéveloppement, ateliers thématiques.

Contexte

Mission : 4 séances (entre 1 et 3h). Rendu : analyse et schémas de fonctionnement.

La co-présidence d’une jeune association sportive constate que le rôle de la co-présidence, comme elle l’a été définie au départ à la création de l’association, n’est pas bien identifiée et reconnue et que certains coprésidents (1 coprésident/ pôle) ne s’implique pas à la hauteur de la tâche qui lui incombe.
Ceci génère une cacophonie et des conflits entre les 5 pôles de l’association (administratif/financier, sport, communication, événementiel, logistique) et notamment “une prise de pouvoir” d’un participant du pôle sport devant l’absence de prise de décision rapide par le groupe.

Problématique : quelle est la place et le rôle de la co-présidence ?
Objectifs : resituer les instances et leurs compétences et clarifier le rôle et les responsabilités de chacun

  • Atelier 1 : Identifier et définir les pôles/instances et les situer en rapport avec les statuts
  • Atelier 2 : Définir et clarifier les compétences de chaque pôle
  • Atelier 3 : Identifier les compétences et les souhaits des adhérents
  • Atelier 4 : travailler sur le fonctionnement/communication des pôles

La première étape a consisté à faire une photographie instantanée du fonctionnement de l’association vu par ses adhérents. Cela a permis d’identifier les freins (ce qui exaspèrent tout le monde), les leviers possibles (qu’est ce que je propose pour résoudre le problème) et aussi ce qui était attendu de chacun des pôles. Par exemple, la gestion du mail de l’association était compliquée car trop de personnes y avait accès.

La deuxième étape a été de lister les tâches de chaque pôle, de voir comment les optimiser et définir les axes de travail avec la co-présidence. Dès le départ, il était acté qu’il y avait un co-président par pôle, référent du dit pôle. Dans les échanges de la première session et ceux de la deuxième, il est apparu que pour les nouveaux adhérents, ce n’était pas le cas. Il a donc fallu réaffirmer les principes de départ pour mettre tout le monde au même niveau de fonctionnement.

La troisième étape a été particulière. Nous devions continué à travailler l’étape 2… personne n’est venu, prétextant un entrainement. Les relations en dehors de ce travail s’étaient tendues entre certains adhérents et la co-présidence.
Soit ! Si la montagne ne venait pas à Mahommet, Mahommet irait à la montagne et je suis donc allée sur le terrain la semaine suivante avec une petite animation de 3 minutes pour remotiver les troupes à venir à la session suivante.

Pour la dernière étape, la moitié des adhérents étaient présents. J’ai compulsé tout le travail fait lors des 2 premières sessions et fait une carte récapitulative géante. Dans un premier temps, nous avons continué le travail des pôles façon world café et dans un deuxième temps, j’ai ouvert un temps de parole sur la carte récapitulative. Temps qui a permis aux éléments “bloquants” de s’exprimer, de dire pourquoi, de leur point de vue, la situation en était arrivée au conflit.
Le fait d’avoir pu s’exprimer ouvertement et de s’être engagé dans une démarche de coopération a fluidifié les relations entre les adhérents et la co-présidence qui a repris pleinement son pouvoir.
Certains ont reconnu ne pas être à leur place, ont démissionné tout en restant dans l’association. D’autres ont pris de nouvelles fonctions et le fonctionnement associatif a été restructuré.
Deux années plus tard, l’association existe toujours et accueille de plus en plus d’adhérents.

Fonctionnement et interaction entre les pôles
Fonctionnement et interaction entre les pôles

Mots-clés

Analyse de pratique, gouvernance partagée, intelligence collective

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